25 Novembre 2016

Dematerializzazione degli atti. Attività di comunicazione tra articolazioni del MIUR, Cittadini, Istituzioni scolastiche e altre Pubbliche amministrazioni: Nuove modalità di gestione delle comunicazioni – Protocollo e documentazioni in formato digitale.

Circolare n. 45                                                      Chignolo Po, 25 Novembre 2016

 

All’Albo web

Al sito web

Al Personale dell’Istituto

Alle Famiglie degli alunni dell’Istituto

 

Agli Atti

 

 

Oggetto: Dematerializzazione degli atti. Attività di comunicazione tra articolazioni del MIUR, Cittadini, Istituzioni scolastiche e altre Pubbliche amministrazioni: Nuove modalità di gestione delle comunicazioni – Protocollo e documentazioni in formato digitale.

 

1.

Si informano  tutti i destinatari  che,  a seguito  delle  disposizioni  introdotte  per limitare sempre di più l’uso della documentazione cartacea nella Pubblica Amministrazione (D.L. n. 95/2012 contenente “ Disposizioni urgenti per la razionalizzazione della spesa pubblica “ convertito nella legge n. 135/2012 e successivi ) l’Istituto Comprensivo di Chignolo Po prosegue nel corrente anno scolastico il processo di dematerializzazione  e,  per  dare  un  ulteriore  impulso  in  tale  direzione,  estende  il processo alle attività di comunicazione tra articolazioni del MIUR , Cittadini , Istituzioni scolastiche  e  le  altre  Pubbliche  amministrazioni.  Si comunica che analoga estensione della procedura di dematerializzazione avverrà nei confronti del Personale Scolastico ai sensi di quanto previsto dalla semplificazione amministrativa a partire dal 1 Dicembre 2016.

 

Conseguentemente per le comunicazioni relative all’ambito scolastico spedite al personale Docente, A.T.A. dal mese Dicembre 2016 vengono utilizzati i seguenti canali informativi:

 

  1. Sito istituzionale della scuola (www.istitutocomprensivochignolopo.gov.it)
  2. Indirizzi di posta elettronica personali istituzionali

in base alla tipologia dei documenti.

 

Pertanto, tutto il personale scolastico dovrà obbligatoriamente consultare giornalmente e/o periodicamente il sito istituzionale  della scuola ovvero la propria casella di posta elettronica personale per prendere visione delle comunicazioni della scuola.

Non  è  ammessa  alcuna  giustificazione  qualora  vi  sia  stata  da  parte  dei  soggetti interessati  la mancata  presa  visione  delle comunicazioni  pubblicate  e/o inviate  dal la scuola mediante i canali sopra descritti.

 

 

2.

Le circolari rivolte al personale Docente e ATA saranno visionabili e consultabili sulla bacheca destinata al personale scolastico del sito istituzionale della scuola.

Non è ammessa alcuna giustificazione in caso di mancata visione delle comunicazioni pubblicate e/o inviate dalla scuola mediante i canali sopra descritti che comportino mancata osservanza delle comunicazioni inviate.

 

Per le comunicazioni rivolte ai singoli destinatari verranno utilizzate da parte della scuola la posta elettronica ordinaria (PEO: pvic801001@istruzione.it) ovvero la posta elettronica certificata (PEC: pvic801001@pec.istruzione.it) a secondo del contenuto della comunicazione stessa e delle necessità operative di questo istituto.

 

Si comunica, altresì, a tutti i destinatari sopra indicati che non sarà più possibile   l’acquisizione a protocollo delle comunicazioni cartacee, rendendo così immodificabili i documenti durante le fasi di tenuta, accesso e della loro conservazione.

Sarà possibile l’acquisizione di documentazione cartacea esclusivamente proveniente da personale non dotato di collegamento internet, in via residuale, dando loro, comunque, il supporto degli uffici di segreteria per quanto riguarda la tematica in esame.

 

Al  fine  di  completare  le  banche  dati  il  personale  dipendente  è  pertanto  tenuto  a:

 

  • Confermare all’ufficio personale la propria casella e-mail ordinaria e/o certificata e a segnalare tempestivamente eventuali variazioni;
  • Utilizzare la modulistica che sarà resa disponibile sul sito istituzionale della scuola, per domande di permesso, ferie, assenze varie o altre istanze, compilate e restituite in formato PDF/A o scannerizzate;
  • Comunicare con gli uffici e con la dirigenza attraverso l’indirizzo di posta istituzionale pvic801001@istruzione.it per l’inoltro di richieste di vario genere ed a qualsiasi titolo, per le richieste di autorizzazioni o per l’invio di segnalazioni.
  • Nel caso di disponibilità da parte del personale docente e non docente della Firma Digitale utilizzare tale modalità di autenticazione in via preferenziale al posto della firma autografa.

 

Le comunicazioni cartacee saranno respinte, con  eccezione  dei  casi  sopra indicati, non essendo più possibile la loro acquisizione e la loro conservazione se non nel formato  elettronico  PDF/A  (tutte  le  documentazioni  digitali  collegate  al  fascicolo personale e ai procedimenti amministrativi).

 

Coloro che non sono in possesso di una connessione ad internet avranno cura di farne segnalazione scritta alla segreteria che provvederà all’invio delle comunicazioni essenziali per via cartacea in via residuale.

 

Si auspica che gli interessati possano provvedere a dotarsi di connessione ad internet e posta elettronica esclusivamente nel loro interesse, fermo restando che questa istituzione scolastica resta a loro disposizione per ogni tipo di supporto e informazione in merito alla tematica in esame.

 

Distinti saluti.

 

 

La Dirigente Scolastica Reggente

(Dott.ssa Paola Donatella Penna)

 

Allegato circolare 45 Adozione Protocollo Informatico

Allegato circolare 45 ALLEGATO AL MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO

 

 

 

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